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Recherche dans Outlook Email par expéditeur, date, mot-clé, taille et plus


La recherche par courrier électronique Outlook peut s'avérer être une tâche difficile si vous êtes quelqu'un comme moi avec plusieurs fichiers PST et des dizaines de milliers d'e-mails couvrant des décennies. La plupart des environnements d'entreprise utilisent Outlook pour le courrier électronique et de nombreuses personnes finissent par avoir des e-mails professionnels et personnels stockés dans Outlook.

Dans les anciennes versions d'Outlook, vous aviez besoin d'extensions tierces telles que Xobni pour effectuer une recherche rapide dans vos e-mails. Heureusement, depuis Office 2010, Microsoft a créé une fonction de recherche utilisable qui fonctionne réellement et vous permet de trouver rapidement des e-mails en utilisant une grande variété de filtres. Vous pouvez rechercher du texte, des adresses, des pièces jointes, des expéditeurs, etc. et vous pouvez filtrer par date, taille, sujet, importance et plus encore.

Dans cet article, je vais vous montrer comment vous assurer que tous vos emails sont indexés par Windows et ensuite comment effectuer différents types de recherches en fonction de ce que vous cherchez.

Notez que cet article suppose que vous travaillez sur Office 2010, 2013 ou 2016 car ces versions sont les meilleures pour la recherche.

Activer l'indexation

Avant de pouvoir effectuer des recherches rapides dans Outlook, vous devez vous assurer que tous vos e-mails ont été indexés. Pour vérifier cela, allez-y et cliquez dans la boîte de recherche que vous voyez en haut de votre boîte aux lettres électronique.

Lorsque vous cliquez dans la zone de recherche, l'onglet Outils de recherche apparaît dans le ruban. À l'extrême droite, cliquez sur Outils de recherche, puis sur Options de recherche .

Sous Sources, cliquez sur le bouton Options d'indexation .

Cela vous amènera à l'écran Options d'indexation Windows où vous pouvez choisir les différents emplacements que vous souhaitez indexés. Si vous ne voyez pas Microsoft Outlook dans la liste, vous devez cliquer sur le bouton Modifier .

Allez-y, vérifiez Microsoft Outlook, puis cliquez sur OK.

Windows commencera à indexer les e-mails immédiatement et vous pourrez vérifier quand cela est fait en cliquant sur Statut de l'index sous Outils de recherche comme indiqué ci-dessus.

Vous verrez un message indiquant combien d'éléments restent à indexer et une fois terminé, il indiquera qu'Outlook a fini d'indexer tous vos éléments. Maintenant, apprenons comment rechercher dans Outlook.

Effectuer des recherches dans Outlook

Pour commencer à chercher dans Outlook, cliquez sur Boîte de réception ou cliquez sur un dossier spécifique. Si vous cliquez sur Boîte de réception, vous remarquerez que la boîte Rechercher la boîte aux lettres actuelle apparaît dans la boîte . Vous pouvez cliquer sur la petite liste déroulante à droite et choisir parmi d'autres options telles que Dossier actuel, Sous - dossiers et Tous les éléments Outlook .

Lorsque vous cliquez sur Boîte de réception, la boîte aux lettres actuelle est automatiquement sélectionnée. Cela recherchera tous les messages dans la boîte aux lettres entière, y compris tout sous Boîte de réception, Éléments envoyés, Éléments supprimés, Boîte d'envoi, etc. Si vous cliquez sur un dossier spécifique, le champ de recherche sera par défaut Dossier actuel dossier n'incluant pas les sous-dossiers.

Si vous avez un dossier qui a des sous-dossiers, assurez-vous de sélectionner Sous-dossiers dans la liste déroulante afin de rechercher uniquement les sous-dossiers.

Maintenant que nous comprenons cela, apprenons comment effectuer différents types de recherches dans Outlook. Il y a deux façons de procéder: en utilisant le ruban Recherche ou en utilisant la syntaxe de la requête de recherche. Comme vous pouvez le dire, cette dernière option est plus technique, mais vous permet de créer des recherches compliquées.

Utilisation des outils de recherche dans Outlook

Commençons par la méthode plus simple qui fonctionnera très bien pour la plupart des gens. Cliquez dans la boîte de recherche une fois que vous avez sélectionné Boîte de réception ou un dossier, puis cliquez sur Outils de recherche dans le ruban. Jetons un coup d'oeil à toutes les différentes options.

À l'extrême gauche se trouve la portée, qui est la même que la liste déroulante que j'ai mentionnée ci-dessus. Suivant est Résultats, qui ne sera pas actif jusqu'à ce que vous effectuez une recherche. Par défaut, Outlook affiche uniquement les éléments les plus récents correspondant à une recherche et peut ne pas afficher tous les résultats. Vous pouvez cliquer sur Inclure les résultats les plus anciens pour afficher tous les résultats ou faites défiler la liste jusqu'au bas des résultats de la recherche et choisissez Afficher plus .

Refine est l'endroit où nous pouvons vraiment explorer et trouver exactement ce que nous recherchons. Premièrement, comment allons-nous chercher du texte exact dans Outlook? Disons que vous voulez trouver tous les emails avec votre SSN ou avec un mot spécifique. Dans ces cas, vous utilisez simplement des guillemets.

Ci-dessus, j'ai cherché le mot sherlock en le mettant entre guillemets. Si le mot est dans la ligne d'objet, il sera surligné en jaune. Lorsque vous cliquez sur l'un des e-mails, le mot en surbrillance s'affiche pour vous, ce qui est pratique.

C'est l'un des types de recherches les plus courants. Une autre recherche commune est par expéditeur. C'est vraiment facile à faire dans Outlook. Il suffit de cliquer sur le bouton De dans le ruban et commencer à taper le nom de la personne ou l'adresse e-mail.

Si vous souhaitez ajouter d'autres critères de recherche, comme ne voir que les courriels d'un expéditeur particulier qui a des pièces jointes, il vous suffit de cliquer sur le bouton A des pièces jointes .

Vous pouvez continuer à ajouter plus de filtres pour réduire le jeu de résultats. La plupart des autres options sont assez explicites comme Non lu, Marqué, Important, etc. Si vous voulez rechercher par date, vous pouvez cliquer sur Cette Semaine et vous aurez quelques options comme Cette Semaine, Ce Mois, Cette Année, etc, mais c'est à peu près tout.

Si vous souhaitez rechercher par date ou faire quelque chose comme trouver les plus anciens courriels dans Outlook, vous devez utiliser l'option Recherche avancée ou la syntaxe de la requête. Commençons par Advanced Find. Pour y accéder, vous devez cliquer à nouveau sur Search Tools et choisir Advanced Find .

Notez que cette recherche ne recherche que le dossier actuel que vous avez sélectionné par défaut. Si vous voulez tout chercher, vous devez cliquer sur le bouton Parcourir en haut à droite.

Si vous voulez tout rechercher, sélectionnez Boîte de réception, puis cochez la case Rechercher dans les sous - dossiers en bas.

Maintenant, sur l'écran principal de recherche, vous verrez le temps tout en bas, mais il vous donne seulement les mêmes options que la liste déroulante dans le ruban. Pour faire une recherche plus avancée, vous devez cliquer sur l'onglet Avancé .

Ici, vous devez créer vos propres critères de recherche. Cliquez sur Field, puis allez dans Date / Time Fields et sélectionnez Received . Maintenant, cliquez sur Condition et faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez d'autres options comme sur ou après, sur ou avant et entre .

Si vous choisissez entre, vous pouvez taper des dates comme 01/01/2005 et 31/12/2005 puis cliquez sur Ajouter à la liste . Voici à quoi ressemble ma recherche.

Notez que vous pouvez continuer à ajouter plus de critères à la liste afin d'affiner les résultats. Dans mon exemple ci-dessus, je vais juste obtenir tous les emails dans cette plage de dates, ce qui sera probablement trop.

Si vous voulez trouver le courriel le plus ancien dans Outlook, choisissez la condition « on» ou «before », puis tapez simplement une date que vous jugez assez ancienne.

Ajustez la date en fonction du nombre de courriels que vous recevez. Il devrait être assez facile de trouver le courriel le plus ancien dans votre fichier Outlook entier en utilisant cette recherche.

Une autre recherche populaire consiste à rechercher le plus grand e-mail dans votre fichier PST. Pour ce faire, cliquez sur l'onglet Plus de choix dans Recherche avancée et vous verrez une option pour la taille en bas. Choisissez supérieur à, puis tapez une valeur en kilo-octets. Si vous souhaitez trouver des courriels de plus de 5 Mo, par exemple, vous devez taper 5000 .

Ce ne sont que quelques-unes des recherches que vous pouvez effectuer en utilisant Recherche avancée. En outre, vous pouvez saisir tout cela dans la zone de recherche en utilisant la syntaxe de recherche et obtenir les mêmes résultats. Par exemple, je peux simplement taper dans messages:> 5 Mo et obtenir les mêmes résultats.

Je ne vais pas passer par toutes les différentes options de recherche dans ce post parce que Microsoft a une page qui répertorie toutes les différentes options de syntaxe de recherche. Avec un peu de chance, en utilisant les outils ci-dessus, vous pourrez trouver l'email que vous cherchiez. Prendre plaisir!


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