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Comment utiliser AutoText et Quick Parts dans MS Word


Pour plusieurs itérations passées de Word, Microsoft propose une fonctionnalité d'insertion automatique qui permet aux utilisateurs de capturer un texte, puis de l'utiliser encore et encore dans d'autres parties de leurs documents, ou même dans d'autres documents; Microsoft a ajouté à cette fonctionnalité en incluant quelque chose qu'il appelle, Quick Parts, qui sont essentiellement, AutoText toujours, mais offre aux utilisateurs un peu plus de flexibilité.

Pour voir comment AutoText fonctionne avec Quick Parts, tapez du texte dans un document de test; Dans cet exemple, une adresse sera utilisée:

Ensuite, mettez le texte en surbrillance, puis cliquez sur l'onglet Insérer sur le ruban principal, puis sur l'icône Quick Parts :

Vous devriez avoir ce menu déroulant:

Choisissez Enregistrer la sélection dans la galerie de parties rapides, vous devriez obtenir une fenêtre contextuelle qui ressemble à ceci:

Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser les options par défaut, mais si vous le souhaitez, vous pouvez les modifier selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK .

Remarque: Le nom de la partie rapide que vous créez est défini par défaut sur la première ligne de votre texte.

Pour voir les résultats de vos efforts, déplacez-vous vers une autre partie de votre document, puis cliquez à nouveau sur l'icône Quick Parts, vous devriez voir le texte que vous avez capturé dans une petite fenêtre:

En cliquant sur la fenêtre Pièces rapides avec votre texte, votre texte est inséré dans le document à la position actuelle.

Cependant, il existe un moyen encore plus rapide d'intégrer le texte des pièces rapides dans votre document. déplacer vers un emplacement vide, et commencer à taper le même texte que vous avez enregistré en tant que texte Quick Parts, vous devriez obtenir une petite fenêtre vous montrant que Word reconnaît que vous essayez de taper dans votre texte Quick Parts, dans ce cas, vous tous Vous devez appuyer sur la touche Entrée, et Word remplira le reste du texte des parties rapides pour vous.

Remarque: Vous pouvez également taper seulement quelques-uns des premiers caractères de votre texte de pièces rapides, puis appuyer sur la touche F3 et Word insérera le texte des pièces rapides qu'il souhaite.

Ceci est la partie rapide de Quick Parts, en cliquant sur une seule icône, vous voyez immédiatement le texte que vous avez capturé et pouvez l'insérer en un clic de plus, ou l'insérer automatiquement lorsqu'il reconnaît ce que vous essayez de taper.

Word a toujours l'ancienne fonctionnalité Insertion automatique; pour l'utiliser, suivez le même chemin que vous avez fait avec les parties rapides, uniquement lorsque vous obtenez la fenêtre Créer un nouveau bloc de construction, au lieu d'aller avec la partie par défaut de Quick Part sous Galerie, à la place, choisissez Insertion automatique :

Ensuite, pour l'utiliser, cliquez de nouveau sur l'icône Quick Parts, puis au lieu de choisir l'une des zones de texte pour QuickPart, cliquez à la place où il est indiqué AutoText, vous devriez voir un menu déroulant qui ressemble à ceci:

En cliquant sur l'endroit où vous voyez votre texte enregistré, le texte enregistré est inséré dans votre document, tout comme avec Quick Parts.

Les deux autres choix d'insertion dans le menu Quick Parts sont Document Property et Field:

Document Property vous permet d'insérer du texte avec un en-tête prédéfini dans votre document; Pour voir comment cela fonctionne, cliquez dessus, puis choisissez l'un des titres disponibles dans le menu contextuel.

Dans cet exemple, nous allons choisir la société . Après l'avoir choisi, nous l'avons inséré dans notre document:

Il nous attend pour taper le nom de notre société, une fois que nous le faisons, il ressemble à ceci:

Puis, en cliquant n'importe où ailleurs dans notre document, il ressemble à du texte ordinaire. Mais, la prochaine fois que nous aurons besoin de taper le nom de notre société, nous pourrons cliquer sur l'icône Quick Parts, choisir Document Property, puis Company dans le menu déroulant, et le nom de l'entreprise sera inséré dans le document.

L'autre option, Champ ... est utilisée pour insérer des éléments Word prédéfinis dans votre document; par exemple, si vous souhaitez que l'heure actuelle soit insérée dans votre document, vous devez cliquer sur Quick Parts, puis choisir Field ... puis choisir Time dans la fenêtre de catégorie. L'heure actuelle sera alors insérée dans votre document.

Enfin, pour supprimer les entrées de texte Quick Parts, cliquez sur l'icône Quick Parts, puis faites un clic droit dans la fenêtre contenant le texte que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur l'icône Organize and Delete :

Cliquez ensuite sur le bouton Supprimer en bas du menu Organiser et supprimer le pop-up.

Les parties rapides et l'insertion automatique sont très utiles lorsque vous ressentez de nouvelles retouches de texte, en particulier si la saisie est fastidieuse, comme les nombres longs ou les noms ou lieux difficiles à épeler.


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