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Comment enregistrer des macros et automatiser des tâches fastidieuses Dans Microsoft Word


Les macros sont des éléments basiques de la programmation qui vous permettent d'appuyer sur un raccourci clavier ou un raccourci clavier pour déclencher une action préenregistrée. Voici comment faire des choses faciles dans Word.

Qu'est-ce qu'une macro?

Une macro n'est en réalité qu'un enregistrement d'une série de boutons, de clics et de dactylographiés. Lorsque vous enregistrez une macro, vous n'avez qu'à appuyer sur Enregistrer, effectuer les étapes que vous voulez automatiser, arrêter l'enregistrement, laisser Word créer la programmation pour vous, puis affecter la macro à un bouton ou un raccourci clavier. Chaque fois que vous voulez effectuer cette série d'actions dans le futur, il vous suffit d'activer la macro.

Vous pouvez utiliser des macros pour toutes sortes de choses. Honnêtement, les possibilités sont pratiquement illimitées. Par exemple, vous pouvez configurer une macro qui crée un nouveau pied de page avec les informations de votre société, formate le texte comme vous le souhaitez et insère même des numéros de page. Alors, pourquoi ne pas simplement le faire en utilisant un modèle avec un texte standard? Bien, vous pouvez. Mais que se passe-t-il quand vous avez un document existant auquel vous voulez ajouter ce truc?

Vous pouvez également créer des macros pour insérer des tableaux déjà formatés, rechercher un style de paragraphe spécifique ou simplement insérer du texte.

Nous allons utiliser l'exemple très basique de l'insertion de texte pour vous expliquer comment enregistrer une macro. Mais utilisez votre imagination et expérimentez.

Comment enregistrer une macro

Tout d'abord, créez un nouveau document Word vierge dans lequel travailler. Vous pourrez sauvegarder vos macros à l'échelle du système. base de données, vous n'avez donc pas besoin d'en créer de nouveaux pour chaque document sur lequel vous travaillez. Dans le document vierge, passez à l'onglet "Affichage" sur le ruban, cliquez sur le menu déroulant "Macros", puis cliquez sur la commande "Enregistrer la macro"

Ensuite, donnez un nom approprié à votre macro et tapez une brève description . C'est une étape importante, surtout si vous prévoyez de créer beaucoup de macros. Pour notre exemple, nous allons créer une sorte d'insertion de texte jokey qui tape le nom: "Lwaxana Troi, Fille de la Cinquième Maison, titulaire du Calice Sacré de Rixx, héritier des Anneaux Sacrés de Betazed" -quelque chose que nous ne voudrait pas taper encore et encore si c'était notre titre complet.

Choisissez d'affecter votre macro à un bouton ou un raccourci clavier. Et enfin, choisissez où stocker votre macro. La valeur par défaut est de le stocker dans le modèle principal de Word (un fichier nommé Normal.dotm) afin que vous puissiez l'utiliser dans tous vos documents. Mais, vous pouvez également le stocker uniquement dans le document actuel si vous le souhaitez. Cliquez sur le bouton "OK" lorsque vous avez terminé.

Dans l'intérêt de cet explicateur, nous allons vous montrer le processus de création du bouton et du clavier. Et notez que vous pouvez toujours cliquer sur le bouton de menu "Macros" et modifier ces paramètres plus tard si vous voulez les changer.

Si vous choisissez l'option "Bouton", vous êtes présenté avec un écran qui vous permet de choisir où stocker le nouveau bouton. La valeur par défaut est de le placer dans la barre d'outils Accès rapide. Cliquez sur le nom de la macro dans la colonne de gauche, puis cliquez sur le bouton "Ajouter" pour ajouter la macro à la liste des boutons de la barre d'outils affichée sur la droite. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "OK"

Si vous affectez votre macro à un raccourci clavier, vous verrez l'écran ci-dessous à la place. Assurez-vous que le nom de la macro est sélectionné dans le volet "Commandes", cliquez à l'intérieur de la boîte "Appuyez sur la nouvelle touche de raccourci", puis appuyez sur le combo clavier que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez choisir presque n'importe quelle combinaison de Ctrl, Alt, Maj et n'importe quelle autre clé primaire, mais gardez à l'esprit que vous en aurez besoin d'un qui n'est pas déjà assigné à un raccourci Word ou Windows / macOS.

Pour notre jokey Star Trek macro, nous allons maintenir Ctrl, puis appuyez sur L, relâchez le L, et puis appuyez sur T-tout sans relâcher Ctrl. Le raccourci qui en résulte est exprimé par "Ctrl + L, T". Cette extension multi-lettres est un moyen d'éviter les conflits avec les raccourcis par défaut courants. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton "Attribuer", puis sur le bouton "Fermer".

Maintenant, vous êtes replacé dans l'interface d'écriture principale de Word. Le programme est en mode d'enregistrement, alors effectuez toutes les actions que vous aimez. Vous pouvez cliquer sur des boutons, ouvrir des menus, insérer des objets, vous les nommez. Word surveille et enregistre tout ce que vous faites en tant que macro. Et ne vous inquiétez pas de prendre votre temps. Word ne duplique pas vraiment ces actions à la vitesse à laquelle vous les exécutez. Au lieu de cela, il prend les actions que vous faites et crée un script pour les exécuter.

Pour notre exemple, nous ne faisons que répéter notre nom plutôt ringard et le titre:

En créant votre macro, vous pouvez cliquer sur Pause d'enregistrement "si vous avez besoin d'ajuster quelque chose ou de prendre quelques notes rapides. Cliquez sur le bouton "Reprendre l'enregistreur" pour continuer à travailler sur votre macro.

Lorsque vous avez terminé, ouvrez à nouveau le menu déroulant "Macros", puis cliquez sur la commande "Arrêter l'enregistrement".

C'est tout. Word crée une macro à partir de votre enregistrement et l'enregistre sous la forme d'un bouton ou d'un raccourci clavier (tout ce que vous avez décidé).

Pour exécuter la macro, cliquez sur le bouton que vous avez attribué ou appuyez sur le raccourci clavier que vous avez défini. Si vous avez choisi l'option du bouton, vous verrez votre bouton macro dans la barre d'outils "Accès rapide" en haut de la fenêtre.

Evidemment, c'est un exemple super simple que nous vous avons donné. Vous pouvez utiliser Word pour créer des macros assez sophistiquées. Les utilisateurs avancés peuvent même programmer manuellement les leurs (ou modifier manuellement leurs macros enregistrées). Mais ce guide devrait au moins vous aider à créer quelques macros de base.

Crédit d'image: Mopic / Shutterstock


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